employee time tracking rules

7 Aturan Yang Harus Diketahui Pada Pelacakan Waktu

 


Diposting oleh Insightlink pada 11/12/20

 

Melacak waktu karyawan harus jelas dan sederhana, bukan? Namun, ada yang bisa salah, jika salah satu dari hal berikut terjadi:

  • Seorang karyawan membuat kesalahan pada timesheets mereka
  • Seorang karyawan memutuskan untuk menipu sistem dengan sengaja memasukkan jumlah jam yang salah
  • Seorang manajer membuat kesalahan saat memverifikasi jam kerja karyawan

Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa pelacakan waktu adalah yang paling akurat di SEMUA KALI?

Kabar baiknya adalah, Anda dapat meningkatkan pelacakan waktu dengan menerapkan 7 aturan berikut ini:

1. Memiliki Sistem Otomatis

 

“Mengotomatiskan sistem pelacakan waktu Anda adalah cara yang efektif untuk memastikan bahwa jam kerja karyawan diperhitungkan,” kata Leo Frodsham, seorang penulis bisnis di layanan penulisan makalah Riset dan Status penulisan. “Daripada mengandalkan timesheet manual dan mencatat waktu dengan kartu waktu kertas, otomatisasi bermanfaat dan akurat, dari memudahkan karyawan untuk mendokumentasikan waktu kerja mereka hingga pencatatan waktu nyata untuk HR atau administrator kantor. Akibatnya, tidak perlu pembulatan waktu. “

2. Mendidik Karyawan Anda

Penting bagi karyawan untuk memahami bagaimana dan mengapa pelacakan waktu penting untuk bisnis. Anda dapat mendidik pekerja (terutama karyawan baru) tentang bagaimana sistem pelacakan waktu bekerja, dan bagaimana mereka dapat menggunakannya dengan benar, sehingga kesalahan manusia dan pencurian waktu dapat dicegah.

Saat mendidik tentang pelacakan waktu, ingatlah tujuan berikut ini:

  • Arahkan mereka melalui alat pelacak waktu Anda dan pedomannya
  • Beri tahu mereka durasi istirahat
  • Jenis bisnis pribadi yang diizinkan pada pekerjaan, DAN
  • Bagaimana mereka dapat memperbaiki kesalahan apapun

3. Miliki Proses yang Sederhana

Saat menggunakan sistem pelacakan waktu untuk melacak jam kerja karyawan, itu harus sederhana. Anda dengar: sistem harus disederhanakan agar lebih mudah dipahami oleh semua orang yang terlibat – karyawan, SDM, administrator kantor, dll. Oleh karena itu, tidak perlu membingungkan persamaan atau skema proyek yang rumit.

4. Jangan Menghabiskan Terlalu Banyak Waktu Untuk Itu

Pencatatan normal pekerjaan harian seharusnya tidak lebih dari 10 menit, yang berarti bahwa tidak perlu waktu berjam-jam bagi manajer untuk menganalisis hasil ketika mereka dapat melakukan hal lain. Jadi, untuk mengelola waktu Anda tepat waktu dengan lebih baik, ingatlah tujuan berikut:

  • Hindari entri data ganda dengan memastikan bahwa karyawan mengirimkan lembar waktu yang tidak memiliki kesalahan dan diatur.
  • Buat proses tinjauan bulanan di mana Anda mengumpulkan data pelacakan waktu semua orang dalam satu kelompok.
  • Pertimbangkan untuk mengotomatiskan pencatatan pekerjaan harian karyawan.

5. Memanfaatkan Fitur Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Kabar baik! Anda tidak harus menjadi ahli teknologi untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu. Sebagian besar solusi pelacakan waktu menyediakan beberapa fitur yang mudah digunakan yang memungkinkan perusahaan Anda berjalan lebih efisien, dan mendapatkan keuntungan dari laporan kartu waktu. Dengan banyak fitur perangkat lunak pelacakan waktu, Anda dapat:

  • Ketahui siapa yang bekerja secara real-time dengan masuk dan melihat siapa yang sedang bekerja, dan siapa yang hilang.
  • Minta karyawan mencatat berdasarkan lokasi, untuk memastikan bahwa mereka berada di tempat kerja yang tepat, DAN secara fisik di tempat kerja.
  • Dengan pembatasan wilayah, solusi hari ini dapat mengirimkan pemberitahuan kepada manajer, jika karyawan tidak berada di tempat kerja yang tepat, atau di tempat kerja sama sekali.
  • Beri tahu karyawan tentang masalah apa pun, atau beri tahu mereka untuk bekerja lembur atau pindah tempat kerja.

6. Pertahankan Kepercayaan

“Ketika perusahaan Anda menjadi pintar dalam melacak waktu, Anda sebenarnya membangun dan mempertahankan kepercayaan dari karyawan,” kata Jett Nosworthy, seorang blogger teknologi di Oxessays and Essay Roo. “Alih-alih meminta karyawan menebak-nebak berapa jam yang sebenarnya mereka gunakan dengan metode pelacakan waktu tradisional, pelacakan waktu otomatis meredakan kekhawatiran mereka dengan bersikap jujur ​​tentang berapa banyak waktu mereka telah bekerja. Dengan demikian, mereka akan melihat bahwa mereka akan mendapatkan laporan kerja yang akurat. “

7. Lindungi Data Anda

Menghapus timesheet tim Anda secara tidak sengaja dapat merugikan, begitu juga dengan mengklik tombol yang menghapus data selama setahun di alat pelacak waktu Anda.

Untuk menghindari skenario ini, lakukan tugas Anda untuk melakukan hal berikut:

  • Cadangkan semua data bisnis Anda, termasuk data pelacakan waktu.
  • Gandakan lembar waktu karyawan dan laporan kerja ke perangkat lunak penyimpanan.
  • Lakukan ekspor triwulanan pada data penting, dan simpan di suatu tempat di luar alat perangkat lunak. DAN,
  • Kunci dokumen Anda, atau buat agar dapat diedit atau dilepas hanya untuk personel yang berwenang.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, dengan 7 aturan ini, meningkatkan pelacakan waktu karyawan tidak membutuhkan banyak waktu. Saat Anda menerapkan aturan ini pada praktik pelacakan waktu Anda, Anda akan dapat melacak jam kerja karyawan, dan membantu segala sesuatunya bergerak maju tanpa membuang waktu untuk sesuatu yang dapat dilakukan dalam 10 menit atau kurang.

Kristin Herman adalah seorang penulis dan editor di Tulis esai saya dan Tulisan Inggris. Dia juga seorang penulis yang berkontribusi untuk publikasi online, seperti Tulis makalah saya. Sebagai penulis pemasaran, dia menulis artikel tentang tren terbaru dalam pemasaran dan media sosial.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.